Vill du veta hur du sparar pengar?
Att finna sökt och riktig information, av senaste version och i rätt tid, är definitivt ledstjärnan i all informationshantering. Just att kunna söka information måste fokuseras på behoven hos de olika användarnas roller som förekommer inom organisationen. Uttrycker ”på ett enkelt sätt”, beskriver olika för olika individer och roller.
Medarbetare spenderar mycket tid för att söka efter information. Undersökningar visar att det kan röra sig om flera timmar per dag och medarbetare. Rationaliseringseffekten är enorm, tyvärr fördelar sig gärna dessa kostnader ut på många olika kostnadskonton, och kan därför inte enkelt härledas. Detta hindrar ofta rationella beslut om optimala investeringar, exempelvis att det inte räcker att köpa ett system, det måste också göras något åt informationen och hur hanteringen av den skall skötas.
Tabellen nedan visar hur en enkel kalkyl redovisar hur några dagliga minuter per användare blir många under ett helt år.
Engångskostnaden för införandet av exempelvis Trix Organizer för 10 användare inklusive förstudie, licenser, installation, utbildning och processbeskrivningar uppgår till ca 450 000 kr.
| Process för 10 användare | Minuter per dag | Sparar 50 % | Sparade minuter per år |
|---|---|---|---|
| Hitta korrekta dokument | 30 | 15 | 15 x 235 = 3525 |
| Skapa nya dokument | 15 | 8 | 8 x 235 = 1 880 |
| Hitta gamla versioner | 10 | 5 | 5 x 235 = 1 175 |
| Rapportering och digital distribution | 30 | 15 | 15 x 235 = 3525 |
| Digital hantering av ritningar | 40 | 20 | 20 x 235 = 4 700 |
| Sökning av egenskaper i ritningar | 40 | 20 | 20 x 235 = 4 700 |
| Total tid i minuter per år | 195 050 (10 anv) | ||
| Total tid omräknat i timmar | 3 250 tim | ||
| Årsarbetstid och timkostnad | 235 dagar och 400 kr | ||
| POTENTIELL BESPARING PER ÅR | 1 300 000 kr |
