Projektportal med extern åtkomst
En projektportal gör dina dokument tillgängliga online för externa användare. Dokument kan checkas ut så att revideringsarbetet kan genomföras utan att originalen i arkivet påverkas, och utan att den pågående förvaltningsverksamheten störs. Du sparar arbetstid genom att låta externa användare följa en gemensam uppsättning regler. På detta sätt kan hela hanteringen förenklas, bättre kvalitet kan uppnås samtidigt som tidsödande moment kan elimineras. Du får även dina dokument levererade direkt till ditt arkiv, inte via cd-skivor med dålig ordning på filerna eller filer via överfyllda e-postsystem.
Projektets medarbetare kan dela information via projektportalen. Det görs via en struktur som exempelvis består av processobjekt, såsom skeden, milstolpar eller huvudaktiviteter och lämpliga filstrukturer. Dessa ska spegla aktuell projektplan för att stödja god ordning och reda i projektets dokumenthantering. Under varje processobjekt kan en filstruktur skapas, avsedd för utbyte och förmedling av filer i projektet. Filträdet används som en arbetsyta inför den formella inleveransen till aktuellt processobjekt. Externa användare kan samverka på ett effektivt sätt fram till nästa inleverans och sedan överlämna all dokumentation med full kontroll enligt projektplanen, och beställaren kan starta intern behandling och kontroll direkt i portalen. Alla leveranser registreras i en logg som är tillgänglig för projektets medarbetare.
Projektportalen hanterar även inleveranser av BIM-information, exempelvis xml-filer med objektsinformation som utrymmesdefinitioner eller komponenter. Särskilda funktioner kan hantera denna typ av objekt i enlighet med svensk standardrekommendation Bygghandlingar 90, del 8.
Att använda en projektportal är ett optimalt sätt att hantera de nödvändiga förändringarna i dokumentationen som krävs vid ny- och ombyggnationer. Det finns mycket tid att spara på att effektivisera detta arbete, framförallt blir det enklare att utnyttja externa specialister för att utföra leveranskontroller, så att leveransen av dokumentationen är vad som avtalats.
