Informationskontroll vid inleveranser

Samordning och leveranskontroller av information är en viktig del som är svåröverskådlig i den digitala världen och därför ofta blir dåligt utförd. Resultatet blir att mottagaren oftast inte erhåller den kvalitet som avtalats, utan informationen kräver kostsam omarbetning och kvalitetshöjande tilläggsarbeten. Leveranskontroller ska planeras redan i upphandlingsunderlagen, och inte hanteras på annorlunda sätt än genom sedvanliga gransknings- och godkännandeprocesser.

Det som tillkommer i den digitala världen är att även kontrollera den inbyggda digitala strukturen i underlagen, så att informationen relativt enkelt kan importeras i förvaltningssystemen. Med en projektportal kan arbetet med samordning och leveranskontroller skötas av externa parter på distans. Det ökar möjligheten till snabbare tillgänglighet och lägre kostnader. Behovet av den interna arbetsinsatsen blir mer fokuserad på informationsinnehållet än på filadministrationen. Dokumentfilerna kan kontrolleras med avseende på intern informationsstruktur och relationer mellan filer. Eventuella justeringar kan göras innan dokumentationen godkänns och återlämnas till förvaltningen. Även formella godkännandeprocesser kan genomföras, exempelvis för att uppfylla formella kontraktskrav på godkännanden före betalning av utfört arbete.

Alla nya och reviderade dokument ska granskas och godkännas innan de kan accepteras. Kontrollen görs med stöd av de krav som anges i svensk standard och svenska rekommendationer, exempelvis Bygghandlingar 90, del 8 och den internationella standarden SS-EN 82 045. Till dessa standarder har vi anpassat vår Trix Leveransspecifikation som fokuserar på speciellt viktiga krav vid digitala inleveranser. Detta är en stor fördel i kvalitetsarbetet och stödjer moderna metoder.