Offentlig förvaltning

Arkiv inom den offentliga sektorn lämpar sig väl för digitalisering och erbjuder fördelar som ökad tillgänglighet för allmänheten.

Offentliga arkiv har en stor räckvidd, från protokoll från viktiga möten till långtidsarkivering av dokument som ska bevaras för eftervärlden. Arkiv som innehåller ritningar och andra tekniska dokument kräver särskild hantering med avseende på tillgänglighet och långtidsarkivering samt gemensamma arkivstandarder.

Det är en komplicerad process att slå samman olika befintliga arkiv så att de kan arbeta tillsammans i ett nytt digitalt system. Särskilda krav ställs på god organisation, tillgänglighet och konfidentialitet, liksom på att allmänheten ska ha tillgång till dem dygnet runt på nätet.

Våra Trix-produkter är utformade för att hjälpa arkivansvariga att organisera och underhålla teknisk information för att säkerställa att den är av hög kvalitet, kan arkiveras under lång tid och är tillgänglig när den behövs.

Skapad för att möta behoven hos arkivförvaltaren

Arkivansvariga behöver unika funktioner som underlättar hanteringen av inkommande och utgående dokument, t.ex. måste det vara bekvämt att skanna inkommande ärenden för efterföljande digital hantering. Arkiverade dokument måste underhållas och aktuella ärenden måste arkiveras. Denna relativt breda och komplexa uppgift kompliceras ytterligare av den digitala revolutionen och snabba förändringar i samhället, t.ex. krav på extern online-åtkomst. Trix produkter erbjuder unika funktioner för att klara detta, t.ex. generering och hantering av filformat som förblir säkra på lång sikt som cals, jedmics och PDF/A, snabba sökfunktioner och möjlighet att skapa informationsstrukturer utifrån kundens behov och krav.

Långsiktig säker arkivförvaring

Det finns ofta långa krav på lagring av dokument i myndigheternas arkiv, upp till 50 år eller mer. För att uppfylla dessa krav måste både sökinformationen och dokumentfilen vara säkra för långtidsförvaring. Till skillnad från andra arkiv måste offentliga myndigheter hålla handlingar som valts ut för permanent bevarande tillgängliga i all framtid. Dessutom avser sådana handlingar vanligtvis ärenden som tas emot och hanteras för vilka dokumentationen aldrig uppdateras, så varje version lagras separat.

För att uppfylla kraven på långtidslagring måste filformaten vara avsedda för detta ändamål och arkivinformationen måste följa en viss struktur för att kunna överföras till andra system, t.ex. de system som används av myndigheterna. Våra arkiv kan hantera cals, jedmics och PDF/A. De kan lagras tillsammans med metadata, vilket är standard för långtidsarkivering. Alla verktyg finns tillgängliga för denna form av hantering. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att skapa en strategi för långtidsarkivering som överensstämmer med gällande standarder.

Exempel på kundlösningar

Bland våra kunder finns fastighetsägare, fastighetsförvaltare, uthyrningsföretag, städföretag, statliga sjukhus, landsting och kommuner. Se några exempel nedan: