Dokument- och informationshantering
Med dagens teknik kan antalet sökfält anpassas till de aktuella behoven i verksamheten. Precis som tidigare måste traditionell registrering av sökinformation kombineras både med fri ”taggning” och möjlighet att göra rena fritextsökningar. Vi skapar det strategiska stöd som behövs i arbetet med att uppnå en god informationshantering. Så sker med utgångspunkt från kundernas krav, vår erfarenhet och utifrån de standarder som finns tillgängliga.
Här är ett exempel på handlingsgång: Skapa en dokumentplan med förutbestämda klasser och typer. Följ etablerade tillämpliga standarder, men spetsa med egna tillägg för den egna verksamheten, helst efter branschstandard och praxis. Skapa klassningsstandarder för de olika verksamheternas behov samt erforderliga layoutmallar som styr utseendet på alla dokument.
Bestäm både lämpliga sökord och en informationsstruktur som alla måste förhålla sig till, gärna anpassad efter de olika behoven i verksamheten. Upprätta rutiner för när den egna filen på hårddisken ska registreras som ett gemensamt dokument, försett med överenskomna registreringsuppgifter. Etablera detta internt som en del i kvalitetsarbetet!
Vi har i våra Trix-produkter stöd för alla tänkbara strukturer och funktioner och vi har kunskapen om hur det ska gå till.
