Arbets och godkännandeflöden

Att hålla reda på förändringar i den digitala informationen är väldigt viktigt, så att kvaliteten kan upprätthållas och säkras men även förbättras framåt i tiden. För att på effektivaste sätt kunna kontrollera förändringar av informationen, krävs arbetsflöden som stödjer arbetsprocesserna. Då dessa varierar med uppgiften finns också behov av olika typer av informationskontroller. Exempelvis krävs oftast en juridisk hänsyn vid inleverans av ny eller reviderad information från externa parter som är uppbundna av avtal. När det gäller kontroll av informationen i dessa sammanhang innebär det att såväl ut- som inleveranser ska kontrolleras, precis som att innehållet ska granskas och godkännas i olika steg och omfattning.

Arbetsflöden bestäms för olika syften och behov. Dessa flöden måste fungera i samklang med tillhörande rutiner i organisationen, och med väl fungerande arbetsflöden blir verksamheten bättre på att göra rätt från början. På så sätt slipper man att av misstag använda felaktig information och lägga bortkastad tid på att korrigera den. Detta gäller särskilt om arbetet genomförts inom ramarna för en överenskommelse, där arbetet med slutkorrigeringarna redan ska vara utfört av leverantören.

Idag är det såväl digitala dokument som ren data avsedd att matas in i verksamhetens olika system som ska kontrolleras. Detta ställer stora krav på informationshanteringen och förståelsen för dess syften och mål, så att stödet dels är heltäckande utan att lämna viktiga steg åt slumpen, dels att arbetsprocesserna på ett rimligt sätt anpassas till behovet.

Rekommendationen är att bygga ett antal färdiga arbetsflöden som kan kopplas på vid behov, beroende på omfattning och prioriteter. Därigenom säkerställs att informationen inte brister i kvalitet på grund av mänskliga misstag.

Med väl fungerande arbetsflöden sparar verksamheten mycket tid på att göra rätt från början. Detta är därför en mycket viktig del i lösningen.

Våra Trix-produkter har lösningar för många olika behov kring arbetsflöden, numera finns exempelvis en separat arbetsflödesprodukt Trix Workflow Designer, där nya flöden kan skapas, och befintliga revideras. Dessa används därefter i de olika produkterna, och i olika sammanhang. Vi följer nationell och internationell standard i den metodik vi valt.