Affärsstöd

Strategisk rådgivning erbjuder tillgång till våra erfarenheter, vår branschvana och vårt kontaktnät. Vi avser att gemensamt och årsvis klarlägga aktuella frågeställningar och behov som båda parter har intresse av, samt för att skapa grundläggande aktiviteter som i sin tur möjliggör ett smidigt samarbete. Mötet är ett lednings- och planeringsmöte som behandlar marknad och teknik, aktuella behov, användningen av Trix-produkter samt budget och planering.

I samband med att informationen digitaliseras krävs det att tillhörande procedurer omarbetas och optimeras. Risken för att medarbetarna fortsätter i gamla hjulspår är annars stor. Därefter ska procedurerna underhållas och förbättras minst årsvis. Vi erbjuder stöd för en kontinuerlig förbättring av processerna kring dokument- och informationshanteringen. Ett lyckat införande kräver tydliga målsättningar, förändrade arbetsprocesser och god kommunikationsförmåga, samt bred kompetens för att integrera nya processer och programverktyg. Detta stöd omfattar bland annat rutiner för digital hantering av olika slag, exempelvis ökad tillgänglighet, hantering av revideringar samt säkerhet och sekretess.

Vår erfarenhet är att den dokument- och informationsstrukturering som behövs vid digital hantering ställer högre krav på hög kvalitet än vid manuell hantering. Detta är en av fördelarna med ett digitalt arkiv eftersom det skapar en optimal tillgång för verksamheten. Utan hög kvalitet försvinner möjligheten till en snabb och exakt sökning efter rätt information och därmed bästa vägen till högre konkurrenskraft. Vi följer svenska och internationella standarder och hjälper dig att löpande förbättra informationens struktur i syfte att optimera dokument- och informationshanteringen.

Digital information blir nästan oanvändbar om de digitala strukturerna inte är bestämda och i god ordning då informationen skapas. Varierande behov och krav på olika aktörer genererar varierande kvalitet på informationen, både till innehåll och struktur. En fastighets- eller anläggningsägare, som ligger sist i leveranskedjan, får sällan informationen levererad på ett organiserat sätt efter de egna behoven. Istället krävs ofta mycket kostsamma utredningar för att återskapa den nödvändiga ordningen. Detta är emellertid något som går att förbättra genom samordning och kontroll vid inleveranser. En del av detta arbete utgörs av kontroll av inlevererade filer, både cad- och objektmodeller. Vi gör avtalade leveranskontroller, så att felen kan få ekonomiska konsekvenser för den som felat. Informationsleveranser omfattar också alltmer andra typer av data, exempelvis BIM-relaterad information som utrymmes- och utrustningsegenskaper.

All inkommande ny eller förändrad information måste kvalitetkontrolleras efter förutbestämda krav, vid angivna leveranstidpunkter samt enligt överenskomna ramar och förutsättningar. Eftersom det är så enkelt att göra digitala förändringar kan många förändringar göra kontrollarbetet till ett oerhört tidsödande och därmed kostsamt arbete. Det är bättre ur alla synvinklar att begränsa dessa tillfällen genom planläggning.

Vårt arbete sker normalt på distans genom inloggning i kundens system. Detta hjälper till att hålla kostnaderna nere.

Förstudier görs för att skapa en tydlig bild av det aktuella behovet före beslutet om investeringen. Det genomförs utifrån fastlagda frågeställningar om behov hos verksamhetens olika grupper av användare, ledningens behov och aktuella IT-behov. Resultatet presenteras som en rapport som kan vara en del i investeringsbeslutet. Utifrån resultatet kan därefter en genomförandeplan fastställas, som dessutom gör det möjligt att ta fram en långsiktig intäkts- och kostnadskalkyl. Förstudien hjälper till att konkretisera både behov och lösning.

När förstudien är klar och fastlagd kan resultatet prövas i en pilotinstallation. Fördelen med en sådan är att de planerade åtgärderna kan testas i en verklighetstrogen miljö, vilket ofta ger en kompletterande bild som leder till justeringar av planen. Nya erfarenheter på ett tidigt stadium vägs helt enkelt in. En lämplig referensgrupp och omfattning av de framställda behoven testas under en tid och följs upp med möten och diskussioner. Pilotinstallationen skapar underlag för en mer detaljerad kunskap om de behov som framkommit under förstudien och leder oftast till en revidering av förstudierapporten som ett underlag för investeringsbeslutet.