Skapa ordning och reda på strategisk information

Det gäller att hitta informationsstrukturer som lyfter fram de strategiska värdena, så att de blir enkelt sökbara. En av svårigheterna med informationshantering är att hitta en grundläggande struktur som inte bara fungerar idag, utan även i framtiden. Alltför ofta införs metoder som efter några år är överspelade och måste revideras. Det är därför väldigt vanligt, för att inte säga regel, att varje användare upprättar sin egen struktur på både pappersbaserad och digital information för att kunna sköta sin arbetsuppgift. Men med varierande kvalitet, sökbarhet och tillgänglighet blir detta parallella informationsstrategier som inte delas av alla. Resultatet blir att verksamheten tillåter svåröverkomliga informationsöar, vilket ur ett konkurrensperspektiv är helt förkastligt och straffar sig i form av sämre ekonomiskt resultat i verksamheten.

Dagens teknik möjliggör en mer mångfasetterad och anpassningsbar metodik – med allt från total fritextsökning, som ofta leder till en orimlig mängd sökträffar, till gårdagens begränsade sökordsregister, som leder till det omvända. Så kombinationen är bäst, alltså lite tvång, mycket struktur och frivillig sökning ur en basstruktur som alla i verksamheten känner till.

Traditionellt sett används gärna grövre eller finare ämnesbeskrivningar på dokument, alltså indelning i klasser och typer. Här finns en uppsjö av egna, branschspecifika och även internationella standarder. En branschvis klassificering i olika nivåer är också ett relativt vanligt sätt att skapa informationsstrukturer.

Ett modernare tillvägagångssätt är att söka på automatiserade nyckelbegrepp i en stor informationsmassa. Sökning på internet är ett typexempel på detta och att exempelvis ”tagga” text och bilder på Facebook en annan. Detta i kombination med traditionella metoder skapar dessutom samband mellan de olika informationsmängderna i ett databasbaserat arkivsystem.

Informationen måste indelas utifrån olika manuella och automatiserade sökbegrepp, vilket innebär att den måste struktureras väl med en given strategi. Mödan med detta arbete betalar sig i den goda ordningen, som ger snabb tillgång och konkurrenskraft. Detta gäller särskilt strategisk information, som ofta ligger till grund för viktiga beslut i verksamheten.

Vi arbetar med informationsstrukturering oftast utifrån befintliga informationsmängder. Dessa anpassas till en uppdaterad och reviderad struktur, som innehåller en rimlig kombination av befintligt och nytt.